Zakaj beleženje delovnega časa ni dovolj

Digitalizacija delovnega časa se pogosto začne in konča pri beleženju prihodov in odhodov. Toda samo podatek o tem, kdaj je nekdo delal, še ne pomeni učinkovitega upravljanja dela. Za uspešno digitalizacijo celotnega procesa je bistven prvi korak – priprava kakovostnega delovnega razporeda.

Šele ko vemo, kdo, kdaj in kje mora delati, lahko učinkovito spremljamo realizacijo in na koncu pripravimo pravilen obračun delovnega časa. Brez načrtovanja sta beleženje in obračun pogosto le zbiranje podatkov, ki jih je treba naknadno preverjati, usklajevati in popravljati.

Prav zato je aplikacija PlanDela zasnovana drugače. Izhodišče ni beleženje delovnega časa, temveč planiranje dela. Delovni razpored predstavlja temelj, na katerega se nato naravno povežeta beleženje dejanskega dela in obračun.

Druge rešitve se pogosto osredotočajo predvsem na evidenco ur. PlanDela pa omogoča, da proces začnete tam, kjer se delo v resnici začne – pri načrtovanju.

Najprej plan, nato izvedba in na koncu natančen obračun. To je digitalizacija delovnega časa, ki zares deluje.

Zakaj je planiranje najtežji del

Na prvi pogled je razpored dela preprosta tabela ljudi, dni in izmen. V resnici mora v enem načrtu uskladiti potrebe organizacije, razpoložljivost in kompetence zaposlenih ter številna pravila – od zakonodaje in kolektivnih pogodb do počitkov, nedelj, praznikov in internih dogovorov.

Še težje je, ker se razpored ves čas spreminja. Bolniška odsotnost, dopust ali menjava izmene lahko vplivajo na več drugih zaposlenih in sprožijo nove težave pri počitkih, mesečni obveznosti in dodatkih. Dober razpored zato ni le razporeditev ljudi po izmenah. Je načrt, ki mora hkrati zagotavljati, da je delo pokrito, pravila upoštevana in razpored čim bolj pravičen do zaposlenih.

Dober razpored mora poznati pravila

Ko je razpored kompleksen, ni dovolj, da ga samo vnesemo v digitalno tabelo. Sistem mora razumeti tudi pravila, ki veljajo zanj.

Prav tu PlanDela pristopi k problemu drugače. Osnova ni beleženje prisotnosti, pač pa razpored, ki pozna pravila. Vodja ga pripravlja v pregledni tabeli znotraj aplikacije, sistem pa ob vsaki spremembi preverja njegovo skladnost z zakonskimi in internimi omejitvami.

Če bi vnos pomenil prekratek počitek med izmenama, preveč zaporednih delovnih nedelj ali preseženo mesečno obveznost, se opozorilo pokaže takoj – skupaj z razlago, katero pravilo je bilo kršeno. To je pomembna razlika. Če vodja napako odkrije takoj, popravi eno celico. Če jo pet tednov pozneje odkrije računovodstvo, je lahko nepravilnost že v evidenci in tudi v obračunu.

Na isti razpored se nato lahko vključijo tudi zaposleni. Dopust in želene izmene najavijo prek telefona, pri menjavi izmene pa aplikacija predlaga sodelavce, pri katerih menjava ne povzroči praznine na delovišču ali kršitve pravil. Vodja predlog potrdi, vsi udeleženi pa so o spremembi obveščeni.

Od plana do izvedbe

Ko razpored živi v sistemu, se nanj poveže tudi beleženje dejanskega dela. Prihod in odhod lahko zaposleni zabeleži s kartico na terminalu ali telefonom. Toda registracija pove, kaj se je zgodilo, razpored pa, kaj naj bi se zgodilo. Šele primerjava obojega pokaže odstopanja, nadure ali potrebo po nadomeščanju.

Enako velja za obračun. Če sistem pri izračunu dodatkov upošteva razpored in dejansko prisotnost, so podatki natančnejši in preverljivi. Na vprašanje zaposlenega o konkretnem dodatku tako ni treba iskati po več evidencah. Pripravljeni podatki se lahko nato samodejno izvozijo v računovodski program – brez ponovnega prepisovanja. Plan, Beleženje in Obračun tako postanejo deli istega procesa.

Tudi plan lahko avtomatiziramo

Ko so podatki, pravila in potrebe urejeni, lahko tudi naslednji korak prepustimo avtomatizaciji. Razpored lahko v času umetne inteligence izdela program sam. Algoritem med številnimi možnimi kombinacijami poišče razpored, ki pokrije potrebna delovišča, upošteva omejitve in želje zaposlenih ter čim bolj pravično razporedi nočne izmene, vikende in praznike.

Pri tem vodja ne izgubi nadzora. Določi potrebe, del razporeda lahko pripravi ročno, samodejni predlog pa po potrebi prilagodi.

Avtomatizacija tako ni nadomestilo za dober razpored, ampak njegov naslednji korak.

Za konec

Če priprava razporeda vsak mesec vzame nekaj delovnih dni, če se dodatki preverjajo ročno in če zaposleni za spremembe še vedno izvedo na oglasni deski, to ni nujno znak slabe organizacije. Pogosto pomeni, da je proces prerasel orodja, s katerimi ga še vedno upravljamo.

Rešitev ni v tem, da bi nekdo delal več ali bil pri ročnem vnosu še natančnejši. Začeti je treba pri razporedu. Ko ta postane temelj procesa, se nanj lahko povežejo beleženje dejanskega dela, dodatki in obračun.

V PlanDela to načelo uporabljamo v kritični infrastrukturi, kontaktnih centrih, trgovini, zdravstvu, domovih starejših občanov, proizvodnji in varnostnih službah. Zaupa nam že več kot 150 organizacij v Sloveniji in širše.

Pokličite nas na 01 828 20 03 ali pišite na info@plandela.si.