Registracija delovnega časa brez kartic in terminalov? Spoznajte lokacijsko nalepko.

Evidentiranje delovnega časa je lahko hitro, preprosto in brez dodatne infrastrukture. Z lokacijsko nalepko zaposleni prihod in odhod registrirajo kar z mobilnim telefonom — brez kartic in brez terminalov, ki bi zahtevali napeljavo, omrežno povezavo in montažo. Potreben je le en dotik telefona ob nalepki.

Kaj je lokacijska nalepka?

Lokacijska nalepka je majhna NFC-nalepka (Near Field Communication), nameščena na vstopni točki delovnega mesta, na primer ob vhodnih vratih, na steni ali drugem primernem mestu.

Ko zaposleni ob prihodu ali odhodu s telefonom prebere nalepko, se registracija delovnega časa samodejno zabeleži v rešitvi PlanDela. Celoten postopek je hiter, intuitiven in zanesljiv, brez iskanja registracijskih kartic ali potrebe po namenskih registracijskih terminalih.

Kako poteka registracija?

Za registracijo zaposleni potrebuje mobilni telefon z vklopljeno funkcijo NFC in nameščeno mobilno aplikacijo PlanDela.

V aplikaciji je na osnovnem zaslonu na voljo razdelek Beleženje, kjer uporabnik izbere možnost Preberi nalepko. Nato telefon približa lokacijski nalepki in sistem izvede registracijo.

Odvisno od nastavitev posamezne organizacije lahko sistem:

• samodejno zazna prihod ali odhod glede na veljavni delovni razpored in registracijo takoj zabeleži ali
• uporabniku prikaže seznam možnih dogodkov registracije, med katerimi izbere ustreznega.

Po uspešni registraciji se na zaslonu prikaže potrditev, postopek pa je zaključen v hipu.

Če aplikacija PlanDela ob branju nalepke ni odprta, jo telefon ob zaznavi nalepke samodejno zažene in uporabniku takoj ponudi možnost registracije.

Prednosti lokacijske nalepke

Registracija delovnega časa z lokacijsko nalepko zaposlenim poenostavi vsakodnevno evidentiranje prisotnosti. Namesto registracijske kartice ali potrebne prijave v spletni portal zaposleni za evidentiranje uporabi kar svoj telefon.

Za organizacijo pa predstavlja cenovno dostopno alternativo klasičnemu registracijskemu terminalu, še posebej v primerih:

• manjših ali dislociranih delovnih enot, kjer namestitev terminala ni smiselna ali praktična,
• organizacij s terenskim delom ali več delovnimi lokacijami,
• začasnih ali dodatnih delovišč, kjer je potrebna hitra in enostavna uvedba registracije delovnega časa.

Pomembna prednost sistema je tudi zanesljivost registracije. Ker je za prijavo potrebna neposredna bližina lokacijske nalepke, se registracija lahko opravi le na dejanski lokaciji dela. To pomeni, da prijava od doma ali z druge lokacije ni mogoča, kar organizacijam zagotavlja verodostojno evidenco delovnega časa.

Kje in kako namestiti nalepko?

Nalepko se namesti na dobro vidno in dostopno mesto ob vhodu na delovno mesto.

Skrbnik sistema v aplikaciji PlanDela vnese identifikacijsko oznako in jo poveže z ustrezno lokacijo ali oddelkom. Vsaka nalepka ima svojo edinstveno identiteto, ki jo sistem prepozna ob vsakem branju.

Ko je nalepka vnesena v sistem in fizično nameščena, jo zaposleni lahko začnejo uporabljati takoj, brez dodatnih nastavitev v mobilni aplikaciji.

Lokacijska nalepka kot del celovite rešitve

Lokacijska nalepka je le eden od načinov registracije delovnega časa v rešitvi PlanDela. Ker imajo organizacije različne potrebe in načine dela, je mogoče način registriranja prilagoditi posameznim oddelkom, lokacijam ali zaposlenim. Lokacijsko nalepko je mogoče uporabljati samostojno ali v kombinaciji z drugimi načini registracije, kot sta klasični registracijski terminal ali spletna registracija prek Portala za zaposlene.

Takšen pristop je uporaben predvsem v organizacijah z več lokacijami, terenskim delom ali različnimi tipi delovnih mest. Ne glede na izbran način registracije se vsi podatki zbirajo na enem mestu in so skrbnikom takoj na voljo za pregled in obdelavo.

Lokacijska nalepka tako predstavlja preprost in učinkovit način registracije delovnega časa, ki ga je mogoče hitro vključiti v obstoječ način dela. Pri tem vseeno velja omeniti, da v določenih okoljih klasični terminal ostaja primernejša izbira. To še posebej velja za primere, kjer zaposleni nimajo službenih telefonov, na svoj zasebni telefon pa ne želijo nameščati dodatne aplikacije. Smiseln je tudi tam, kjer želi organizacija imeti povsem enoten način evidentiranja za vse zaposlene ali pa se identifikacijska kartica uporablja tudi za kontrolo pristopa.

Uspešno beleženje!